吉林省社会保险经办服务大厅现场管理（6S）规范

前言

本标准依据GB/T 1.1-2009给出的规则起草。

本标准由吉林省社会保险事业管理局提出。

本标准主要起草单位： 吉林省社会保险事业管理局

本标准主要起草部门： 服务标准处

本标准主要起草人：姜大明  张同  赵国臣

吉林省社会保险经办服务大厅现场管理（6S）规范

范围

本标准规定了吉林省各级社会保险经办服务大厅提供社会保险经办服务现场的运行过程中，开展6S管理的术语、定义、职责和要求。

本标准适用于吉林省各级社会保险经办机构经办服务大厅及相关服务平台。

GB/T 32170.1-2015   政务服务中心标准化工作指南 第1部分:基本要求

     GB/T 15624-2011     服务标准化工作指南

规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

术语

DB22/T 1205—2011确立的术语和下列术语适用于本文件。

6S 指工作现场实行整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）、素养（Shitsuke）和节约（Spare）的管理方法。

管理职责

吉林省各级社会保险经办机构经办服务大厅及相关服务平台等公共服务场所实行6S管理。

要求

整理

整理原则

对工作现场摆放和停滞的各种物品进行分类，区分现场必要与不必要的物品，不必要的物品，应清理出工作现场，达到现场无不用之物。

文件整理

1.每月对文件（包括电子文档）做盘点，把文件分为必要的和不要的，对不要的文件全部销毁，对必要的文件交档案部门归档。

2.每日对服务对象申报的文件、表单、记录（包括电子文档）做盘点，把转办的文件按程序及时交付。

物品、设备、空间整理

每月对办公区域的物品、设备、空间做盘点，整理出“要”和“不要”。具体分类如下:

物品：个人用品、工作用品和装饰品；

设备：电脑、打印机、文具、书籍、资料等；

空间：柜架、桌椅板凳、储物箱。

确定物品、设备、空间“要”和“不要”原则

5.1.4.1  过去1年都没使用过而且不能再用的物品应废弃。

5.1.4.2  存放库、柜或归档：每月仅使用过1次或在过去的6个月只使用1次的物品。

5.1.4.3  保存在办公桌中或随身携带：每周使用过1次或每日使用的物品。

5.1.5检查

检查应采用以下方式：

每日自我检查；

 每周互相检查。

整顿

5.2.1  办公桌整顿

5.2.1.1  工作现场的物品应分类放置，排列整齐，有效标识。

5.2.1.2  办公桌面除文件、笔桶、案头用品、电脑、口杯、电话、文具和在用文件外，不放其他物品。

5.2.1.3  在用的桌面文件应竖放。

5.2.1.4  笔、钉书器、橡皮、即时贴和计算器，应集中放在办公桌的一定区域内。

5.2.1.5  电脑线、电话线有序放置；人离开半小时以上应清理桌面。

5.2.1.6  办公桌、椅应当做到定量、定位，电脑置工作人员右前方，显示屏让服务对象可视；竖式主机置桌面下；桌洞内不堆积任何杂物。

5.2.1.7  抽屉里尽量不放办公用品，最下层抽屉可放A4文件、资料、个人的参考资料、空白稿纸和不常使用的文具等。

5.2.1.8  工作人员离开20分钟以上应放置“暂停服务”的桌签指示。

5.2.2  办公室（卡座区）整顿

5.2.2.1  地面不放置非工作用品；地面物品摆放目视化，使定量装载的物品做到过目知数，摆放不同物品的区域采用不同的色彩和标记加以区别。

5.2.2.2  墙面不挂衣物。

5.2.2.3  工作柜放置外衣、文件夹、词典、手册、法规资料。

5.2.2.4  卡坐屏风：内外侧无张贴。

5.2.2.5  坐椅：靠背、坐椅一律不放任何物品，人离开时坐椅调正，人离开半小时以上，坐椅应放桌洞内。

5.2.2.6  垃圾篓：罩塑料袋，置办公桌下隐蔽角。

5.2.2.7  饮水机：放指定地点，不随意移动。

5.2.2.8  报刊：上架或阅后放办公桌内。

5.2.2.9  物品存放做到定位、定品、定量，做好标识。

5.2.3  文件、资料整顿

5.2.3.1  档案管理按照《社会保险档案管理规范》执行。

5.2.3.2  文件按照“待处理”、“处理中”、“已处理”、“涉密”文件分类。

5.2.3.3  计算机硬盘内电子文档、资料分类应当条理清晰。电子文件需要长期保存的，应形成纸制文件和办公软件等双套介质材料归档保存。

5.2.3.4  储存公共信息的介质应采取保护措施，在标签上注明项目名称。

5.2.4  电子文件（信件、邮件）整顿

5.2.4.1  将上级文件、本级文件分类做文件夹。

5.2.4.2  办公自动化文件及时备份。

5.2.4.3  减轻计算机负担，提高响应速度，已看邮件存储应限定：处长级不超过100封，工作人员不超过30封。

5.2.5检查

每日、每周自我检查；

系统管理员定期抽查；

服务中心管理人员每月检查。

清扫  

清扫重点

桌面、桌洞；

办公设备：电脑、传真机、复印机、打印机、电话和电源盒；

工作人员每日例行彻底地将工作环境四周清扫干净, 创建一个明快、整洁的工作环境。

5.3.2  清扫周期

每日下班后清扫，次日上班前检查。

5.3.3  清扫标准

彻底将办公场所打扫干净，使其保持干净整洁状态。

个人区域：桌面干净整洁，桌洞内无垃圾、无杂物遗落。

办公设备：主机和重点设备部位的正面、背面、送风口无污垢。对设备的清扫，注意对设备的维护保养。

5.3.4  清扫检查

窗口每日自我检查1次，窗口单位每周至少检查1次，经办服务大厅管理部门不定期抽查。

清洁  

对整理、整顿、清扫之后的工作成果要认真维护。

工作场所物品整齐，清洁卫生。

工作人员服装清洁，仪表整齐。

利用文化宣传活动，保持活跃、清新的工作气氛，培养清洁习惯。

工作人员每日自检、互检清洁状况。

素养   

培养工作人员良好习惯，提高全员文明礼貌水准。

工作人员应当遵守法律规范和规章制度，做到依法行政，勤政为民。

遵守礼仪守则，待人礼貌，说话和气、低语，尊重他人。

工作期间保持良好形体姿态,站姿挺直,坐姿端庄,行姿稳重。

在工作场所的任何时候不得与服务对象争吵。

按照服装、仪容、识别证、工作纪律服务规范等标准，定期培训，提高工作人员素质。

经办服务大厅每日1次素养巡查。

节约

经办服务大厅工作都应当提倡勤俭节约,减少行政成本，保护国家资源。

工作人员对时间、空间、能源等方面应当合理利用，以发挥最大效能，创造一个高效率、物尽其用的工作场所。

开窗子时不开空调，注意节约能源。

中午休息和非工作时间要关闭电脑等电器。