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前 言
本标准根据GB/T 1.1—2009给出的规则起草。
本标准由吉林省社会保险事业管理提出。
本标准主要起草单位： 吉林省社会保险事业管理局
本标准主要起草部门： 服务标准处
本标准主要起草人：姜大明 乔静文 王佳宁
吉林省社会保险综合业务档案库房管理操作规范
范围
本标准规定了吉林省社会保险经办机构受理已参保综合业务档案库房管理时的经办要求、业务流程、操作规范、服务要求等经办服务活动。
本标准适用于本省各级社会保险经办机构对综合业务档案库房管理业务的管理与服务。
规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
《社会保险法》
《社会保险登记暂行管理办法》
《社会保险费征缴暂行条例》
《社会保险费申报缴纳管理暂行办法》
《社会保险费征缴监督检查办法》
术语和定义
3.1
库房管理
对档案资料进行塑封后转到专门的库房进行存放，结合现代化的信息管理手段进行科学的上架保管、日常管理和借阅归还。
3.2
库房分配
利用信息手段将纸制的档案资料进行物理位置定位，通过录入信息管理系统，实现科学的库房管理。
3.3
日常管理
定期进行清库盘点，做到帐实相符。
办理条件
逻辑条件
收集整理达到档案管理标准的档案资料。
塑封后存放48小时，如不漏气，转到库房上架。
如需要借阅纸制档案资料，则需经主管领导审批后方可。
原始材料
| 流程适用对象 |
序号 |
原始材料属性 |
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| 原始材料名称 |
提供必要性 |
是否留存复印件 |
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| 内部单位 |
1 |
借阅申请单 |
必需 |
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| 2 |
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|
| 外部单位 |
3 |
借阅申请单 |
必需 |
|
| 4 |
经办人身份证件 |
必需 |
是 |
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| 5 |
介绍信 |
|
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| 流程适用对象 |
序号 |
原始材料属性 |
||
| 原始材料名称 |
提供必要性 |
是否留存复印件 |
||
| 企业单位 参保个人 |
1 |
增员证明材料 |
必需 |
是 |
| 2 |
劳动合同（备案名册、劳动关系仲裁、法院判决书等） |
必需 |
是 |
|
| 3 |
身份证 |
必需 |
是 |
|
业务流程
打印粘帖条型码。确定库房区、列、层、格的物理位置。
将纸制档案资料与物理位置进行逻辑关联，实现信息化管理。
对档案资料进行日常管理。
借阅纸制档案。各业务处室提交档案借阅申请单，经主管领导审批，提取相应纸制档案，并将借阅申请单放在纸制档案相应位置，将卷宗由在库状态转为借阅状态。
归还纸制档案。各业务处室将纸制档案归还给档案中心，清点档案，与影像相比对无误后重新塑封，上架到原来库房位置。取回借阅申请单，将卷宗由借阅状态转为在库状态。
内控管理
流程风险分析
借阅风险：纸制档案的调阅，尤其是经办人需要携带原始纸制档案到外单位时，归还时有缺失、涂改的风险。
上架风险：物理位置与档案资料进行逻辑关联时，错误录入会造成实际存放地点与信息系统记录不一致。
属性划分风险。
风险应对策略
借阅风险防范策略：严格控制纸制档案的调阅和借阅，借阅归还时两名以上业务人员与系统中影像比对复核，确保纸制档案的完整与真实。
上架风险防范策略：加强纸制档案库房分配和上架管理，杜绝错误存放，同时加强日常管理工作。
属性划分风险防范策略。
服务要求
综合业务档案库房管理为即时受理、限时办结业务。其中：
——对于审核未通过的，不应予以处理，并及时告知未予办理的原因，退回所提供资料。
经办权责
库房管理人员。
